Une branche construction d’un grand groupe déploie, depuis plusieurs années, un système d’information des ressources humaines (SIRH) de premier plan. L’outil est là, payé, en production. Et pourtant, sur le périmètre du recrutement, les équipes sont revenues à leurs fichiers Excel pour suivre leur activité.
Ce cas, observé récemment sur le terrain, n’a rien d’exceptionnel. C’est même la signature la plus fréquente d’une adoption manquée : l’outil reste, l’usage s’en va.
Pourquoi les équipes reviennent au tableur
Deux facteurs se combinent presque toujours. D’abord une méconnaissance de l’outil en interne. Les consultants qui l’ont déployé sont partis, et les relais restés en place n’ont pas toujours les réponses opérationnelles attendues. Ensuite une distance avec la maîtrise d’ouvrage, dont l’accompagnement se fait surtout à distance et par des réunions en ligne, un format mal adapté à une montée en compétences sur le terrain.
Le résultat est mécanique. Quand les utilisateurs ne trouvent pas dans l’outil une réponse simple à un besoin simple, ils reprennent le moyen qu’ils maîtrisent. Le tableur revient, non par nostalgie, mais parce qu’il fonctionne tout de suite.
Ce que le retour d’Excel coûte vraiment
Un tableur de suivi paraît inoffensif. Il ne l’est pas. Dès que les utilisateurs substituent leurs propres fichiers à l’outil, la donnée se disperse, la traçabilité disparaît et le pilotage devient impossible.
Sur le recrutement, cela prend des formes très concrètes. Les réponses négatives ne sont plus envoyées systématiquement aux candidats, ce qui expose la marque employeur. Les candidatures spontanées, faute d’être intégrées à l’outil, se perdent. Le parcours du candidat, du premier contact à l’intégration, n’est retracé nulle part, si bien qu’aucun tableau de bord ne permet, par exemple, d’objectiver le rendement des sites d’emploi au moment de les renouveler.
Le point le plus sensible concerne la traçabilité des entretiens. Sans grille d’évaluation tracée dans l’outil, l’entreprise n’est pas en mesure de démontrer qu’un candidat a été évalué sur des critères objectifs. Pour une organisation qui porte un engagement de diversité ou d’égalité, ce n’est pas un détail de confort, c’est une exposition.
La réglementation transforme le confort en obligation
Deux évolutions récentes changent la nature du sujet. Le règlement européen sur l’intelligence artificielle (règlement UE 2024/1689) classe à haut risque, dans son annexe III, les systèmes utilisés en matière d’emploi, dont les outils de recrutement, avec l’essentiel des obligations en application le 2 août 2026. La directive européenne sur la transparence des rémunérations (directive UE 2023/970), dont la transposition en France est attendue, inverse la charge de la preuve : il revient désormais à l’employeur de justifier un écart de rémunération.
Ces deux textes pointent la même conclusion. La donnée se construit avant le contrôle, pas pendant. Sans un processus de recrutement propre et tracé en amont, cette preuve est très difficile à produire. Un suivi éclaté dans des tableurs personnels ne la produira jamais.
Le vrai chantier n’est pas l’outil, c’est l’adoption
Face à ce constat, la tentation est de mettre en cause l’outil, voire d’en changer. C’est presque toujours une fausse piste. Les fonctions existent, souvent depuis longtemps : pré-intégration, intégration, entretiens de suivi. Elles sont simplement jugées trop complexes ou trop pauvres, et contournées.
Le chantier utile est ailleurs. Il consiste à faire adopter l’outil déjà en place : reconstituer la connaissance perdue quand les intégrateurs sont partis, accompagner les équipes sur le terrain et non par écran interposé, simplifier les usages réellement pratiqués, et remettre la donnée du recrutement sous contrôle. C’est un travail de conduite du changement, celui que les projets SIRH négligent une fois la mise en production passée, précisément là où tout se joue.
Un SIRH ne réussit pas le jour de son déploiement. Il réussit le jour où les équipes cessent d’ouvrir Excel à côté. Cette bascule ne se décrète pas, elle s’accompagne. Et elle coûte bien moins cher que de laisser une adoption se déliter, puis de découvrir, au premier contentieux ou au premier contrôle, que la donnée n’était nulle part.
Pour aller plus loin : Transformation digitale & SIRH · Livre blanc : Souveraineté des données RH et IA